Planilha de Contas a Pagar – Controle Financeiro

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Contas a Pagar são as obrigações financeiras que a empresa assume com seus colabores e fornecedores.

Esses compromissos são assumidos pela empresa por alguma compra de mercadoria, insumo para produtos ou produção de novos produtos, máquinas, serviços, salários dos funcionários, aluguel, entre outros.

O controle dessas Contas a Pagar deve ser uma tarefa diária e obrigatória, pois a ausência desse controle e a falta de gestão financeira pode levar à empresa a falência.

Para evitar problemas sobre falta de controle, segue algumas dicas para o bom gerenciamento das contas.

Gerenciamento de contas a pagar

Contas a Pagar – Como controlar de maneira eficiente

Para não ter nenhum problema com atrasos e multas é necessário manter um controle sobre todas as obrigações criadas pela empresa.

  1. Controle é Básico
    O primeiro passo básico para manter as contas a pagar em dia com os vencimentos, é o registro de todas as informações. Somente com o controle em planilha ou sistema ERP é possível organizar a casa e pagar as contas dentro do prazo de vencimento.
    Esse controle também favorece eleger as contas mais importantes, em caso de dificuldades financeiras. Caso isso aconteça, é recomendável sempre renegociar as datas de pagamento com os fornecedores e colaboradores, antes do vencimento.
  2. Ter em mente o quanto de contas a pagar a empresa possui
    O planejamento dos pagamentos por um período e a previsão de novas contas é muito importante para a empresa e evita atrasos e multas.
  3. Empresa tem seu próprio caixa
    Para microempresário um erro que precisa ser evitado é a mistura de caixas, o da empresa com o seu pessoal. É importante não confundir esses dois caixas, isso auxilia a empresa a honrar os compromissos firmados.
  4. Antecipar contas que geram descontos
    Somente com um controle de contas a pagar, é possível encontrar as contas que oferecem desconto. A empresa ganha desconto com o pagamento antecipado, e auxilia os fornecedores.

Demonstrando as Contas a Pagar

Vamos demonstrar como podemos fazer um controle eficiente no Contas a Pagar.

Primeiramente, nossa suposta empresa “Cafeteria da Vera” fez as seguintes compras:

  1. 30/05 conta de luz no valor R$ 800,00;
  2. Compra de máquina nova, 01/06 no valor de R$ 1.200,00, com vencimento em 10/06 da duplicata nº 0096;
  3. Compra de matéria prima no dia 05/06 no valor de R$ 2.594,00, com vencimento da duplicata nº 0335 para o dia 15/06;
  4. Compra de novos uniformes no dia 02/06 no valor de R$ 890,00, com vencimento da duplicata nº 0121 para o dia 20/06;
  5. Abastecimento do carro de entregas no dia 13/06 no valor de R$ 150,00, com vencimento da duplicata nº 01689 para 30/06;
  6. Compra de material para escritório na papelaria no dia 21/06 no valor de R$ 85,00, com vencimento da duplicata nº 02157 para 21/06;
  7. Folha de pagamento do mês de junho no valor R$ 4.500,00, com vencimento em 05/07;

Todas as empresas possuem contas parecidas com as contas citadas. São contas necessárias para manter a empresa em operação.  Agora vamos extrair dessas contas o que é necessário para criarmos um controle de Contas a Pagar.

Extraindo o Essencial

Até o dia 05/07 ocorreram os seguintes pagamentos:

  1. No dia 08/06 foi pago a conta de luz;
  2. No dia 10/06 foi pago a duplicata nº 0096 da loja de máquinas;
  3. No dia 15/06 foi pago a duplicata nº 0335 referentes às matérias primas compradas;
  4. No dia 20/06 foi pago a duplicata nº 0121 dos uniformes novos;
  5. No dia 25/06 foi pago a duplicata nº 02157 da papelaria no valor de R$ 87,50, com juros;
  6. No dia 30/06 foi pago a duplicata nº 01689 do posto de combustível;
  7. Por fim, no dia 05/07 foi quitada a folha de pagamento.

Passo a Passo – Como inserir num Contas a Pagar

Criando planilha de contas a pagar

1º Passo – Preparar uma Planilha para Controle

Caso você ainda não tenha uma planilha de contas a pagar, no final desse artigo você pode baixar o nosso modelo de Contas a Pagar e Contas a Receber. É bem simples e fácil de usar.

2º Passo – Organizar as Contas

Sabendo que temos sete contas, vamos identifica-las e organiza-las pela data de vencimento, sempre da menor data para a maior.

3º Passo – Inserir na Planilha

Vamos inserir na planilha todas as Contas a Pagar encontradas, com a ordem de vencimento de menor para maior.

4º Passo – Categorizando as Contas (Opcional)

Caso você queira um controle um pouco mais apurado, você pode categorizar as contas com “apelidos” (a contabilidade chama isso de Plano de Contas).

Isso nos dará um maior conhecimento do que nós estamos pagando por categoria.

5º Passo – Pagar as Contas

Assim que liquidarmos as Contas a Pagar, nós precisamos registrar na planilha que pagamos a conta. É preciso registrar o valor que foi pago e a data de pagamento, para conhecer o total de juros ou desconto que estamos ganhando no final do período.

6º Passo – Repetir mensalmente

Esse processo deve ser efetuado todo mês. É importante registrar todas as contas, sem exceção, para que possa ter uma análise de resultados financeiros precisa.

Planilha de Contas a Pagar

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Planilha Contas a Receber e Contas a Pagar

Tem o objetivo de registrar os valores das contas diárias da empresa. Com o principal objetivo de organizar os recebimentos e pagamentos das contas, evitando perdas prazos e valores.

Benefícios do Controle de Contas a Pagar

Existem muitos benefícios em implantar um controle de Contas a Pagar na empresa. Abaixo segue alguns itens que julgamos importante:

  • Descobrir quanto a empresa está gastando ao todo;
  • Saber quanto gasta por plano de contas – Conta de Telefone, celular ou fixo, é sempre um opcional que podemos verificar com demais operadoras de telefonia para reduzir custo;
  • Sazonalidade das contas – Saber em quais períodos você gasta mais ou menos é importante para previsão de lucros;
  • Definir os Custos Fixos e Variáveis – Iniciar uma gestão inteligente começa por esse tópico. Descobrir os Custos e Despesas faz com que você ganhe mais argumentos de vendas;
  • Auxiliar na tomada de decisões da empresa.

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