Tudo que você precisa saber sobre Business Intelligence (BI).

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Business Intelligence

Muitos empresários participam dos processos cotidianos da empresa. Em Compras, Vendas ou Desenvolvimento de produtos.

Com o tempo mais reduzido, acabam gerenciando a empresa por meios de algumas métricas, como saldo do banco, contas a receber e pagar.

Para manter a empresa nos trilhos é importante que no mínimo, os gestores tenham acessos aos relatórios gerenciais padrões, como: Demonstrativo de Resultado, Fluxo de Caixa e os demais indicadores.

Mas, existe um sistema que mostra à situação atual da empresa por completo, de fácil acesso,  que busca todos os dados do sistema de gestão empresarial e calcula diversos relatórios.

Essa ferramenta é o Business Intelligence.

O que é BI?

O que é o Business Intelligence (BI)?

O termo Business Intelligence (BI) ou “Inteligência de Negócio” representa uma série de conceitos que tem como principal objetivo entender e demonstrar informações e resultados de uma empresa.

Diversas empresas utilizam o BI para gerar qualquer tipo de relatório e gráficos a respeito da situação atual da empresa.

Mas o Business Intelligence pode ir além dessa capacidade, auxiliando o gestor em diversos aspectos como corte de gastos ou identificando novas oportunidades de negócio.

Também pode ser utilizado para detectar processos ineficientes ou com falhas que podem ser re-estruturados.

Resumindo, o BI auxilia o gestor em rapidez na busca de informação da sua empresa.

Ao invés de solicitar o desenvolvimento de complexos relatórios aos técnicos de TI, que talvez custassem semanas e gastos de mão de obra técnica.

Com o Business Intelligence é possível encontrar diversos tipos de informação de maneira fácil, sem demora para acessá-las e com diversos tipos de visualização.

Mas para que essa ferramenta exerça todo esse potencial, é necessário que o gestor esteja disposto a apostar nessa metodologia.

Também que a origem da informação, o banco de dados, esteja coerente e seja detalhado, para que tenha a informação correta e completa para os estudos.

Que tipos de empresas podem utilizar o BI?

Qualquer tipo de empresa e segmento de negócio pode utilizar o BI para melhorar a tomada de decisão.

Empresas podem utilizar o Business Intelligence para garantir a viabilidade de novo produtos e remover outros produtos.

Também pode ser utilizado para aumentar seu poder de negociação com os fornecedores e para identificar a eficiência em processos.

Exemplos de Empresas que utilizam o BI no cotidiano?

  • Toyota = Com uma solução de BI, a Toyota percebeu que estava pagando duas vezes por transporte, em números que variam a casa de 800 mil dólares.
  • Mc Donalds = Utiliza o BI para criar decisões estratégicas como um novo produto e adicionar no seu cardápio. Também alguns pratos são removidos pelo baixo consumo dos clientes. Eles também utilizam para renegociar contratos com os fornecedores.
  • Wall-Mart = Wall-Mart utiliza as quantidade enorme de informação para dominar a categoria de supermercados.

Existem diversos exemplos de empresas que utilizam BI para gerenciar sua empresa e obter um melhor potencial delas.

Para as grandes e médias empresas, é essencial a utilização do BI para permanecer ou melhorar o nível de crescimento.

Para as pequenas empresas, basta que o gestor tenha um processo de empresa fixo para começar a gestão de alto nível utilizando uma ferramenta de BI.

Quem deve Trabalhar com o BI

Quem deve trabalhar com o Business Intelligence?

Para um projeto de implantação de BI ser um sucesso, é importante que a informação seja compartilhada com os membros da equipe.

Os lideres que estão envolvidos no processo precisam ter acesso à informação, para estarem aptos a mudar sua forma de trabalhar para obter melhores resultados.

Para iniciar um novo processo de instalação do BI, é importante começar com quem decide as informações da empresa, os gestores ou gerentes executivos.

Os gestores são as pessoas indicadas quem podem definir a acessibilidade da informação para as demais lideres e pessoas envolvidas no processo.

É recomendado que o processo de implantação continue com a equipe de vendas.

O trabalho da equipe de vendas é de vender e cada vez mais aumentar o volume de vendas. Como os vendedores são geralmente comissionados para vender mais, eles estarão mais dispostos a utilizar uma ferramenta que auxilie a esse objetivo.

Com a ajuda do BI, a equipe de vendas modifica o seu comportamento Individual e Coletivo.

Individual porque o um vendedor encontra grandes diferenças de volume de vendas com outro vendedor, ele se força a trabalhar mais para alcançá-lo.

Coletivo porque a concorrência sadia pode aumentar o total de vendas da equipe.

Uma vez que equipe de vendas estiver educada na utilização do BI, ela pode ser utilizada com caso de sucesso na empresa.

Isso servirá para educar os demais lideres das áreas da empresa para a utilização do BI e como pode melhorar o progresso da empresa.

Planejamento Business Intelligence

Como deve ser implantado o BI ?

Num processo de implantação do BI é necessário que as empresa analisem as formas com que os gestores tomam decisão e verificar qual a informação que é necessária para que a tomada de decisão seja mais concisa, confiante e rápida.

Também importante saber qual é a melhor forma de mostrar essa informação (por gráfico, lista de informação…).

Esses relatórios serão a fonte da discussão que os lideres trabalharão e terão idéias para aumentar o desempenho da empresa.

Um projeto de BI serve para explicar que mudanças precisam ser tomadas para melhorar resultados da empresa.

Mas o Business Intelligence pode não ter o efeito esperado caso os usuários se sentirem ameaçados pela tecnologia, não sentirem confiança nos dados ou se recusarem utilizar o sistema.

Quando implantado, o BI deve mudar drasticamente a maneira das pessoas tomam decisões e os gestores precisam ficar atentos aos lideres que estão trabalhando com o BI.

Veja 6 pontos que precisam ser vistos para implantação de BI.

  1. Certifique-se que os dados estejam corretos.
  2. Treinar os usuários de maneira eficaz.
  3. Implantar rápido, e ajustar conforme necessário. Não existe necessidade de deixar os primeiros relatórios perfeitos, porque é provável que seja necessário evoluir-los.
  4. Calcular um ROI (Retorno do Investimento) claro antes de começar.  Definir metas dos benefícios que espera alcançar e fazer o acompanhamento.
  5. Foco no objetivo do negócio
  6. Não adquirir um Business Intelligence pela necessidade, mas com a idéia de descobrir novas informações preciosas sobre a empresa e saber mais a respeito.

Problemas Business Intelligence BI

Quais são os potenciais problemas?

Uma barreira para iniciar a utilização do BI pode ser a resistência dos usuários quanto a tecnologia.

Essa pode tanto ser resistência para a utilização dos sistemas de BI, como no fornecimento de informação para os sistemas fornecedores de dados, como por exemplo sistemas de gestão empresarial (ERP).

A chave para obter informação de qualidade nos sistemas de BI é a padronização de dados na fonte das informações, os sistemas de gestão empresarial.

A informação é o componente fundamental num projeto de BI. Somente com a exibição da informação é que é possível encontrar novos projetos e produtos.

Para isso as empresas precisam obter uma fonte de dados limpa e bom estado para iniciar as coletas de dados. Caso contrario, pode haver desconfiança do projeto.

Outro impedimento pode ser em utilizar o BI para transformar os processos da empresa que não possuem padronização ou não são compreendidos completamente.

As empresas precisam ter cuidado com os processos que desejam modificar, pois se o processo não ter impacto direto nas vendas ou não estiver padronizado com a empresa, o esforço do BI pode não ter efeito.

Empresas precisam entender todas as atividades que criam um processo particular, como as informações são trabalhadas entre as pessoas do processo e o que elas fazem em cada etapa.

Beneficio Business Intelligence BI

Quais são os benefícios do BI

Business Intelligence tem sido utilizado para identificar maneiras de redução de custos, oportunidades de novos negócios, criar novos relatórios para ERP, reagir rapidamente a novas demandas do mercado e otimização de preços.

Também com o acesso a informação com o BI, a empresa ganha com maior flexibilidade em negociações por tornar mais fácil de quantificar o valor das relações com os fornecedores e clientes.

Dentro da empresa, existem diversas oportunidades de economizar dinheiro otimizando processos e focando em decisões.

O BI gera um ROI significativo quando o objetivo da implantação do projeto tem o foco em otimização de desempenho de processos e corte de excessos no negócio.

O que pode ser encontrado em um BI

O BI combina um conjunto de aplicativos de análise de dados.

Nessas ferramentas é possível criar desde simples consulta ao banco de dados como complexos cruzamentos entre informações.

Numa solução completa de BI, é possível encontrar:

  • Consultas diretas ao banco de dados.
    Estrutura de acesso aos dados que busca todas as informações dos sistemas. É possível criar cruzamentos no momento que busca a informação.
  • Relatórios gerenciais padronizados.
    Relatórios prontos são essenciais para saúde da empresa.
  • Visualização de Gráficos
    Escolha de gráficos para melhor ilustra a idéia de modificação.
  • Montagem de Painéis (Cockpits)
    Painéis com os principais indicadores da empresa e postagem em qualquer lugar.
  • Tabelas de indicadores de rendimento
    Painel com as principais métricas quantitativas da empresa.
  • Analise de grandes bancos de dados.

Questões de infra-estruturais do sistema.

  • Acesso móvel ao banco de dados.
    Acesso via internet para consultas em qualquer lugar e horário.
  • Consultas em tempo real.
    Administração da empresa em tempo real de acesso
  • Software como Serviço (SaaS)
    Licenciamento de Software e não mais a aquisição de grandes sistemas

Business Intelligence também pode incorporar a Analise Avançada, que tem o objetivo de criar previsões de comportamento da empresa.

Nesses conjuntos de ferramentas é possível encontrar:

  • Data Mining
    Analise de informações relacionadas a informação principal.
  • Predictive Analytics
    Analise Prevista – é um estudo de análises que com objetivo de provisionar o futuro com probabilidades e tendências.
  • Text Minig
    É o estudo das informações como documentos, blog-post, comentários de rede social que pode auxiliar na construção da identidade da empresa.
  • Statistical Analistsis

Em alguns casos os projetos de analise avançada são conduzidos e gerenciados em implantações separadas, trabalhadas por analistas de sistemas.

Exemplos de analises sem BI e com BI e com Análise Avançada

Comparativo Sem BI Business Intelligence Analise Avançada
Questões Alguma coisa está errada ? O que aconteceu ? Por que isso aconteceu ?
Quando ? Quando isso irá acontecer novamente ?
Quem ? O que acontecerá se mudarmos ?
Quantas vezes ? O que mais os dados nos falam que não sabermos ?
Ferramentas Métricas padrões. Reporting (KPIs, metrics) Statistical/quantitative analysis
Relatório de Vendas Ad hoc querying Data mining
Relatório de Compras OLAP (cubes, slice & dice, drilling) Predictive modeling/analytics
Relatório Financeiro Dashboards/scorecards Big data analytics
Operational/real-time BI Text analytics
Automated monitoring/alerting Multivariate testing

Dicas de como começar com o BI

  • Análise como as decisões são feitas
  • Considerar que informação os gestores necessitam em fim de sanar decisões rápidas e precisas.
  • Monitoramento da qualidade de informações
  • Desenvolver métricas de desempenho mais relevantes para a empresa.
  • Fornecer um contexto que influencia em métricas de desempenho.

BI é mais que uma ferramenta que apóia a decisão e tem o potencial de transformar as organizações.

CIOs que implementam o BI e utilizam de maneira completa, podem otimizar toda a estrutura da empresa, diferente de adquirir uma ferramenta de relatório básica.

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